Beaucoup de dirigeants considèrent l'assemblée générale comme le point d'arrivée. Le procès-verbal est signé, le nouveau gérant est nommé, le siège est transféré : l'affaire est réglée. Elle ne l'est pas.
Précision utile avant d'entrer dans le détail : ce qui suit vaut sans adaptation au Sénégal comme au Gabon. Le registre du commerce et du crédit mobilier est une institution de l'OHADA, régie par le même acte uniforme dans les dix-sept États membres et interprétée par une juridiction unique. Un dirigeant qui tient une société dans chaque pays applique ici la même règle deux fois.
La décision interne n'engage que les associés
Tant que la modification n'est pas déposée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, elle reste inopposable aux tiers. Autrement dit : votre banque, l'administration fiscale, vos fournisseurs et vos cocontractants restent juridiquement fondés à s'en tenir à ce que dit le registre.
La règle figure à l'article 61 de l'Acte uniforme relatif au droit commercial général : l'assujetti ne peut opposer aux tiers et aux administrations publiques les faits et actes soumis à mention que s'ils ont été publiés au registre. La dissymétrie mérite d'être soulignée, car elle joue contre la société : les tiers, eux, peuvent parfaitement s'en prévaloir s'ils y trouvent leur intérêt.
La Cour commune de justice et d'arbitrage l'a jugé en ces termes à propos d'un changement de dirigeant non publié, dans un arrêt n° 003/2019 du 24 janvier 2019.
Les conséquences pratiques sont immédiates :
- le gérant sortant peut continuer d'engager valablement la société vis-à-vis d'un tiers de bonne foi ;
- le nouveau gérant peut se voir refuser un acte bancaire au motif qu'il n'apparaît pas au registre ;
- une notification envoyée à l'ancien siège reste régulière.
Les trois étapes qui ferment réellement le dossier
- Convoquer et tenir l'assemblée dans les formes prévues par les statuts, en vérifiant le quorum et la majorité applicables à la nature de la décision, ordinaire ou extraordinaire.
- Rédiger le procès-verbal en reprenant l'ordre du jour, les résolutions votées et le résultat des votes, et le faire signer par les organes compétents.
- Déposer la modification au RCCM dans le délai légal, puis mettre à jour les registres de la société et informer les tiers concernés.
Le délai est de trente jours. L'article 52 de l'Acte uniforme relatif au droit commercial général impose à l'assujetti de formuler sa demande de rectification ou de mention complémentaire dans les trente jours de la modification. Passé ce délai, la société n'est pas déchue de son droit de déposer, mais elle est en irrégularité, et l'écart entre sa situation réelle et le registre lui reste opposable.
Le réflexe à prendre
Traitez le dépôt comme faisant partie de la décision, pas comme une formalité qui suivra. Le greffe compétent change d'un pays à l'autre, le tribunal de commerce au Sénégal, l'ANPI-Gabon et son guichet numérique au Gabon, mais le délai et la sanction, eux, ne changent pas. Un calendrier de conformité annuel, assemblée, dépôt des comptes, renouvellement des mandats, évite de découvrir l'écart le jour où un tiers s'en prévaut.
Cet article présente des principes généraux et ne constitue pas une consultation. Chaque situation appelle un examen propre.